Como integrar novos colaboradores?

Primeiro dia de trabalho de um novo colaborador. Aquele clima de expectativa e ansiedade por parte do novo funcionário e da equipe também. “Quem ele é?”, “O que faz?” e “De onde vem?” são alguns dos comentários ouvidos nos departamentos de uma empresa que acaba de contratar um novo profissional.

O que fazer após a contratação é uma dúvida de muitos líderes, que nem sempre sabem como integrar o novo colaborador à organização. Embora alguns questionem se esse processo é realmente importante, nossos entrevistados garantem que a integração é fundamental para o sucesso do novo funcionário. “Esse processo visa possibilitar que os recém-contratados conheçam mais sobre a empresa, cultura, missão, visão e valores dela”, explica Fernando Montero da Costa, diretor de operações da Human Brasil, consultoria especializada em treinamento, desenvolvimento, recrutamento e seleção de pessoas.

Para integrar novos colaboradores, o líder pode contar com a comunicação interna e com o departamento de RH. Fernando explica que deve haver um bom diálogo com o candidato antes e depois da contratação, sem esquecer que a equipe também tem de ser informada. “É importante que haja uma conversa com o novo funcionário, tanto do líder quanto do RH, para falar sobre a expectativa da empresa, quais atividades ele irá desenvolver e o que deve aprender e aplicar na organização”, diz Fernando, lembrando que são esses primeiros momentos que proporcionarão maior ou menor motivação do funcionário.

Após o bate-papo, é hora de partir para outra fase importante da integração: a apresentação do novo colaborador para a equipe. Em grandes instituições, isso acontece por meio de comunicados via e-mail, mural, boletim institucional, etc. Nas médias e pequenas, normalmente esse momento ocorre através de apresentação pessoal, na qual o novo funcionário visita todos os setores e é apresentado ao grupo, principalmente àqueles que têm alguma relação com seu trabalho. “Profissionais preparados para recepcionar e instruir novos colaboradores, amparados por programas de integração, são altamente motivadores e demonstram que a empresa tem organização, estrutura e políticas claras, que denotam transparência e interesse no novo colaborador como membro efetivo da equipe”, garante Liz Bittar, consultora que ministra um workshop sobre integração de novos funcionários.

Erros – Você viu nos exemplos acima que existem opções para as empresas fazerem o processo de integração. Também é bom lembrar que brincadeirinhas e exageros devem ser evitados nesse momento. A expectativa do novo colaborador em relação à organização normalmente é muito grande. Logo, expor ele a situações constrangedoras pode ser extremamente desmotivador.

Faça um teste agora: lembre-se do seu primeiro dia de trabalho. O que sua empresa fez nesse dia? Alguns tiveram a sorte de serem apresentados formalmente à equipe, porém existem histórias de profissionais que, já no primeiro dia, tiveram de pagar algum “mico”, cantaram música, contaram histórias, acharam algum tipo de “surpresinha” na mesa ou computador, etc. O momento de integração é legal e divertido, mas tenha cuidado, pois há profissionais que não possuem esse perfil. “Muitas empresas reúnem os novos funcionários, de diferentes níveis, para um dia de integração, mas que, na verdade, é uma sessão angustiante sobre as normas da companhia, em que um grande volume de informações é repassado. Não se pode esperar que eles retenham todas elas”, aconselha Liz.

Outro erro que deve ser evitado é não dar atenção ao novo colaborador. “A falta de uma integração adequada pode gerar desmotivação, ausência de suporte e, consequentemente, alta rotatividade. Colocar o funcionário que acabou de chegar para executar uma atividade que já sabe fazer sem sequer conhecer o ambiente é, no mínimo, uma falta de respeito e consideração. Se ele não se adaptar, terá bons motivos para sair”, comenta Fernando.

Para evitar que erros assim aconteçam, uma grande aliada é a comunicação. “Ela sempre deve existir de forma clara e objetiva. Além disso, o novo colaborador precisa de um ou mais dias de integração à cultura, valores e missão da organização para depois assumir suas atividades”, recomenda Fernando.

Liz ressalta outro perigo, pois as pessoas precisam estar treinadas e preparadas para recepcionar novos colaboradores. “Quando não há processos estruturados para receber, orientar e integrar novos funcionários, eles percebem a falta de controle da organização. Com isso, podem decidir abrir as portas e agir por conta própria”, lembra.

Responsabilidade – Alguns especialistas acreditam que esse processo é de responsabilidade do RH, enquanto outros afirmam que é o líder direto quem deve participar da integração dos novos funcionários. “Eu diria que mais da metade das empresas brasileiras delega essa função para o RH. Nos países mais desenvolvidos, os líderes são os responsáveis pela integração. O RH tem o papel de dar o apoio necessário, mas a responsabilidade deve ser do líder”, afirma Fernando.

Já Liz comenta que esse departamento tem papel crucial no processo: “Isso é tarefa eminentemente do RH, que deve capacitar multiplicadores para aplicarem programas estruturados de integração, cuja preocupação central não seja apenas informar, mas também ouvir”. Na dúvida, o melhor a fazer é unir o trabalho do líder com o do RH. Afinal, os dois são importantes para a integração do novo colaborador.

Mas em um ponto específico nossos entrevistados têm a mesma opinião: no processo de integração, todos os novos funcionários devem conhecer qual é a missão, visão e valores da empresa em que acabaram de entrar. Quando eles já estão cientes do que ela precisa, o desenvolvimento é rápido.

Portanto, se você deseja aplicar um programa de integração na sua equipe, preparamos um checklist especial com passos que não podem faltar. Confira:

» Todo mundo gosta de ser bem-recebido. Que tal um lembrete de boas-vindas?
» Comunique a missão, visão e valores. Não esqueça disso!
» Explique os objetivos do departamento e o que o novo colaborador agrega à empresa.
» Apresente o cronograma do setor, qual será a função desse colaborador e o que ele deverá fazer.
» Demonstre sua expectativa em relação ao profissional.
» Fale sobre sua forma de liderar: como você monitora, comunica-se, etc.
» E, lógico, não esqueça de passar as primeiras atividades para o colaborador começar logo sua experiência na empresa.

Fonte: Lideraonline